Гарантийное письмо — официальный документ, подтверждающий какие-либо обязательства (например, по оплате товаров или услуг, выполнению рабочих обязанностей, предоставлению недвижимости в аренду, и так далее). Такие письма направляются контрагентам в качестве гарантии исполнения обязательств.
Но в то же время гарантийное письмо нельзя считать официальным юридическим документом. Так как правовой статус гарантийного письма, называемого гарантийным письмом об оплате или гарантийным письмом об оплате задолженности, еще не определен на законодательном уровне.
Понятие, определение, и особенности гарантийного письма
В Гражданском кодексе Российской Федерации отсутствует понятие гарантийного письма. Но сам документ активно используется на практике. Он применяется, как правило, в частных правовых отношениях. Таким образом специалисты могут определить понятие документа и выделить особенности его применения. Кроме того, составление гарантийных писем должно осуществляться по определенным правилам.
Понятие гарантийного письма
Гарантийное письмо представляет собой письмо о намерениях. Но это не договор, и даже не предварительный договор. Гарантийное письмо лишь обеспечивает исполнение некоторых обязательств. Еще одной формой применения документа можно считать использование гарантийного письма в качестве договора поручительства.
Такая форма призвана обеспечить гарантию исполнения каких-либо обязательств. Но так как гарантийное письмо нельзя считать договором с юридической точки зрения, оно не обязует стороны исполнять свои обязательства.
Несмотря на отсутствие института гарантийного письма в ГК РФ и расплывчатость формулировок в ГК относительно этого документа субъекты гражданских правоотношений уже давно составляют гарантийные письма. Это удобнее, чем заключать полноценный договор. Кроме того, существуют определенные требования к самим документам, правила их составления, а также судебные прецеденты относительно применения гарантийных писем на практике.
Необходимость составления гарантийного письма
Гарантийное письмо может быть составлено в следующих случаях.
1. Составление письма для заверения истинности своих намерений, а также для признания долгов по следующим видам правоотношений:
- заключение договоров купли-продажи;
- оказание услуг и/или выполнение каких-либо работ;
- исполнение обязательств в области аренды недвижимости.
Эти функции документа определяет само слово "гарантийный". В письмах такого рода устанавливаются сроки, определяются условия погашения долгов или предоставления услуг. Как показывает практика, именно в этом значении чаще всего и используется гарантийное письмо.
2. Гарантийные письма также могут содержать своего рода просьбы о продаже товаров, оказанию услуг, или выполнению работ на условиях предоставления рассрочки.
3. В некоторых ситуациях гарантийные письма могут подменять предварительные договоры. В этих случаях документы являются подтверждениями намерений совершить сделку в будущем, а также гарантией выполнения этого намерения.
Таким образом гарантийное письмо — это подтверждение самого факта признания долга и факта оформленного соглашения между сторонами. Документ также содержит доказательства этого факта, фиксирует, и удостоверяет все обязательные условия достигнутой договоренности.
Порядок составления гарантийных писем
Чтобы гарантийные письма имели юридическую силу, они составляются в соответствии с требованиями, обязательными для составления гражданско-правовых договоров, и с правилами написания деловых писем. Так, оно должно соответствовать следующим требованиям:
- грамотное составление;
- ясные четкие формулировки;
- использование понятий, исключающих двусмысленную трактовку относительно обязательств, сторон — участников сделки, сроков и условий совершения оплаты;
- содержание обязательных сведений и реквизитов.
При этом гарантийные письма составляются в произвольной форме. Но все таки существуют общепринятые нормы и рекомендации по их оформлению.
Рекомендации к оформлению гарантийных писем:
- наличие подписей и руководителей, и главных бухгалтеров предприятий;
- составление гарантийных писем на фирменных бланках организаций;
- скрепление подписей директоров и главных бухгалтеров круглыми печатями;
- наличие приложений к письмам в виде копий свидетельств о регистрации в качестве юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, копий свидетельств о постановке на учет в налоговых органах (свидетельства ИНН), копий приказов директоров о назначении полномочных представителей, подписывающих документы, и так далее;
- оговорка об обязательности настоящего гарантийного письма. Она не является обязательной. Но ее все же можно включить в конце документа. Она сформирует более серьезное отношение к составленному документу;
- указание максимально полной информации, имеющей юридическое значение:
Важно! Большее доверие вызывают письма, составленные с большим количеством информации и большой степенью прозрачности.
Обязательные сведения и реквизиты, содержащиеся в гарантийном письме:
- реквизиты сторон;
- отсылка к реквизитам договора, по которому гарантируется оплата (включается в случае предварительного заключения договора);
- описание обязательств по сделке (например, поставка продовольственных или непродовольственных товаров, выполнение ремонтных работ, оказание образовательных услуг, и так далее);
- сумма, подлежащая выплате;
- сроки уплаты задолженности или порядок выплат при предоставлении рассрочки;
- реквизиты банковских счетов;
- подписи руководителей организаций или их полномочных представителей;
- номер письма;
- дата подписания;
- контактная информация.
Гарантийные письма готовятся в двух экземплярах и вручаются лично руководителям или уполномоченным лицам под роспись. При этом на вторых экземплярах ставятся подписи о принятии или получается соответствующая расписка. Для вручения писем также используется курьерская доставка, почтовые отправления с уведомлением, или электронные способ отправки.
Договор поручительства и его отличие от гарантийного письма
Итак, институт гарантийного письма в Гражданском кодексе Российской Федерации отсутствует. Тем не менее оформление такого документа считается обычной практикой в сфере делового оборота. Поэтому гарантийное письмо все таки имеет право на существование. Это подтверждается и существующей судебной практикой.
Вместе с этим у документа отсутствует сила гражданско-правового договора. Он не дает надежных гарантий исполнения обязательств. И это обстоятельство не зависит от информации, присутствующей в гарантийном письме. В отличие от этого документа договор поручительства характеризуется несколько другими особенностями.
Характеристики договора поручительства
Согласно со статьей 361 Гражданского кодекса Российской Федерации договор поручительства является документом, обеспечивающим денежные, неденежные обязательства, а также обеспечивающим обязательства, которые могут возникнуть в будущем.
При подписании договора поручительства должно присутствовать третье лицо, которое является поручителем. Поручитель обязуется полностью или частично отвечать перед кредитором по обязательствам должника, за которого он ручается. В любом случае это более надежный инструмент, хотя и имеет совершенно иную природу.
Но такой договор не отличается большой популярностью. Предполагается, что небольшая популярность договора поручительства по сравнению с гарантийным письмом об оплате связана с тем, что поручители отвечают перед кредиторами солидарно с должниками, если действующим законодательством или договором поручительства не предусматривается возникновение субсидиарной (личной) ответственности поручителей. Это правило зафиксировано в статье 363 ГК РФ.
Но все таки, когда необходимо обеспечить исполнение обязательств, следует помнить о возможности составить договор поручительства. Не стоит каждый раз прибегать к составлению гарантийных писем.