Все документы, которые находятся в компании, имеет право подписывать только директор (или же генеральный директор, руководитель, в общем - исполнительный орган). Но из-за огромного объема задач, большого количества документации, бумаг, начальник не успевает выполнить все, что от него требуется. Руководитель может составить доверенность на подписание договоров от имени юридического лица, чтобы на законном основании перепоручить другому сотруднику свои полномочия и обязанности.
Как правильно составить доверенность на право подписи документов от юридического лица
При создании доверенности на право подписи необходимо опираться на правила, которые помогут в проведении процедуры:
- создание доверенности на специальном бланке происходит по желанию или соглашению, если такое есть;
- документ должен подписать сам директор или же его заместитель согласно изданному приказу;
- на документе не обязательно нужно ставить печать — об этом сказано в ч. 4 ст. 185.1 ГК РФ (а к примеру ч. 5 ст. 61 АПК РФ говорит, что судебная доверенность скрепляется печатью организации только при её наличии); если же в уставе организации указано, что печать нужна, необходимо придерживаться локальных правил, созданных руководящими лицами компании.
В приказе должно быть прописано, что конкретно имеет право делать человек от имени руководителя и всего предприятия, каковы границы его полномочий. Лучше всего детально расписать эти полномочия, чтобы потом ни у кого не возникло вопросов. Это убережет директора от лишних забот и проблем.
В отношении каких договоров может действовать доверенность
Доверенность от юридического лица создается в отношении абсолютно разных, любых договоров. Сюда входят договоры об аренде помещения, о поставке товара, о совершении процедур купли и продажи, о займах. Договоры составляются при совершении важных действий, на которое требуется согласие руководящей личности. В документе нужно указать вид договора, который разрешен к заключению — это является важным моментом при составлении и подписании доверенности.
На кого можно возложить эту функцию
Кто может заключать контракты, подписывать договоры, выполнять всевозможные действия, направленные на развитие компании? Подобную обязанность нельзя возложить на любого работника. Это должен быть человек, который имеет высокую квалификацию, обладает большим опытом, хорошо знает специфику работы фирмы, является грамотным, ответственным сотрудником. Обычно для этой цели выбирают заместителя директора, опытного бухгалтера, юриста, который является работником компании.
Иногда начальник, ищущий помощника, который бы вместо него заключал сделки и решал сложные, важные задачи, привлекает для этой цели человека со стороны. И тогда представлять руководство может не только физическое, но и юридическое лицо.
Чтобы в дальнейшем не было путаницы, споров, судебных разбирательств, в нормативно-правовых актах самой организации должна быть указана четкая информация о том, кто может быть доверенным лицом, кому можно поручить подписание и заключение договоров. Это поможет снизить риски злоупотребления подобным правом, лицеприятного отношения к сотрудникам со стороны начальства.
Кто имеет право подписывать доверенность
Оформлять документ как правило имеет возможность специально приглашенный для этой цели юрист или же делопроизводитель. Утверждая доверенность от имени всей компании, директор должен быть внимательным к тому, что в ней написано, чтобы доверенное лицо не преступало своих полномочий. Расписаться на уже созданной доверенности должен сам руководитель ООО, а зачастую также и человек, которому передают полномочия заключать сделки и подписывать договоры.
В каких случаях нужна доверенность
Передать свое право на подпись начальник может в таких случаях:
- директор не успевает разобраться со всеми поступающими к нему бумагами, которые необходимо разобрать, изучить, подписать;
- нужно подать отчетность по работе компании в вышестоящие органы без участия начальника;
- нужно поставить подпись на бумагах, которые затрагивают вопрос выдачи зарплаты сотрудникам;
- требуется срочное подписание договоров, когда директор в отъезде;
- нужно рассмотреть коммерческое предложение от партнера и подтвердить согласие.
Дополнительные нормы, которые необходимо учитывать при составлении доверенности
Разные руководители в зависимости от своего ранга и типа имеют такие же разные полномочия. Это нужно учитывать при создании доверенности. Например, может понадобиться документ, дающий право ставить подпись за главного директора, который имеет максимум полномочий в компании.
При оформлении доверенности от лица коммерческого руководителя в бумаге должны быть указаны наименования всех документов, которые выбранное лицо может подписывать. Конечно же, там должна быть подпись начальника. Без ее наличия сотрудник не имеет никакого права совершать сделки и прочие серьезные действия от имени всей фирмы.
В документе может стоять ограничение на количество финансовых средств, которые доверенное лицо имеет право брать и совершать с ними различные операции. Также иногда требуется обосновать, для чего и с какой целью была создана доверенность.
Правила подготовки доверенности на право подписи договоров за директора
Существуют некоторые правила формирования доверенности, созданные для того, чтобы избежать ошибок, которые могут повлечь серьезные последствия. При составлении опирайтесь на такие принципы:
- Опора на образец. В некоторых организациях при создании устава заранее разрабатывают бланк для оформления доверенности. Если он есть, то лучше использовать именно его в данном случае. При этом условие нельзя назвать строго обязательным. Если вы решили составить документ на обычном белом листе формата А4, он будет иметь такую же юридическую силу, как и тот, который имеет красивое оформление.
- Профессиональное составление. Чтобы оформить доверенность по всем правилам, лучше для этой цели позвать специалиста, который досконально знает, как это делать. Обычно им выступает юридическое лицо. Профессионал подберет лучший формат для создания доверенности, сделает все без ошибок, не забудет указать важные моменты.
- Порядок оформления. Сначала пишется название бумаги. Оно располагается в центре. Далее указывается, где была составлена доверенность, прописываются крайние сроки ее действия. После этого идет главная часть, где говорится о полномочиях доверенного лица. В конце ставится подпись, а в некоторых случаях — печать. Документу присваивают личный номер регистрации, после чего его заносят в журнал.
Полномочия, которые можно передать, и срок действия доверенности на право подписи договоров
Составленная бумага позволяет доверенному лицу заключать сделки, создавать договоры, ставить подписи от имени всего предприятия. Доверенность нередко нужна для отправки сотрудника в командировку, чтобы он там был официальным представителем компании, мог общаться с партнерами от лица руководителя.
Период действия документа может быть разным. Согласно существующему законодательству доверенность может быть выдана на три года. Это самый долгий срок. В любом случае время действия указывается индивидуально для каждого конкретного случая. Если же в бланке нет по этому поводу никакой информации, то бумага автоматически получает срок действия на один год с момента подписания. Если же оформители забыли проставить дату, то документ не является действительным.
Иногда случается такое, что сотрудник, который имеет доверенность, увольняется до того момента, как истекут сроки документа; тогда доверенность следует отозвать (отменить). Либо же сама организация по той или иной причине может прекратить свое существование. Если происходит нечто подобное, то доверенность аннулируется сама собой.
Суть доверенности с передоверием
Есть документы, которые составляются и выдаются с правом передоверия. Что такое передоверие? Это когда уполномоченный представитель фирмы имеет возможность на основании Закона передать свои обязанности, права другому человеку по ряду причин. Но сначала он должен сообщить об этом директору или другому руководящему лицу, которое подписывало доверенность. Желательно отправить уведомление в письменном виде. Когда новая доверенность будет создана, другой представитель получит все те же права и полномочия, которые имел первый. Он сможет тоже заключать договоры, нести ответственность за совершение сделок, выполнять ряд возложенных на него задач.
Важно помнить о том, что такая доверенность, в которой есть право передоверия, не должна быть просто подписана одним начальником компании. В определенных случаях ее лучше отнести в нотариальную контору и заверить у специалиста, чтобы она обрела юридическую силу (пункт 1 статьи 185.1 ГК РФ).
Отмена доверенности
Может исчезнуть необходимость в том, чтобы уполномоченный работник продолжал подписывать договоры, выполнять прочие функции. Если это происходит, необходимо отменить составленную доверенность в официальном порядке, иначе она будет считаться «рабочей» вплоть до окончания времени действия. Чтобы по всем правилам отозвать доверенность, нужно сделать следующее:
- Сообщить сотруднику о том, что компания больше не нуждается в его услугах в качестве исполнителя обязанностей директора.
- Составить заявление, в котором будет говориться об отмене документа. Это заявление может иметь нотариальное подтверждение.
- Сообщить третьим лицам об отмене действия доверенности лично каждому.
Если используется нотариальная форма отмены, то сведения об этом прописывают в специальном реестре. После отозвания доверенности работник уже не имеет право выполнять те или иные действия от лица фирмы — у него отбирают подобные полномочия. Поэтому важно всегда проверять доверенность представителя перед заключением сделок с ним. Ведь доверенность уже к тому времени может быть недействительной.
В случае увольнения уполномоченного сотрудника доверенность без написания каких-либо заявлений перестает действовать.
Зачем нужен бланк доверенности на право заключения договора
Чтобы избежать ошибок в доверенности, лучше всего использовать готовый пример, в который нужно внести только индивидуальные данные. А все остальные пункты там уже прописаны за вас. Такой образец значительно ускорит оформление документа и минимизирует риски «человеческого фактора».
Нет единого бланка, на который могут опираться все компании. Каждый может выбирать, что ему делать: использовать образец или же составлять бумагу в свободной форме, опираясь на базовые пункты. Все же для облегчения задачи рекомендуется скачать уже составленный бланк доверенности.
Образец доверенности на право подписи договоров за директора
Чтобы правильно составить доверенность, вы можете опираться на образец:
- Название документа. В этом месте важно уточнить назначение составленной бумаги, конкретизировать его.
- Год и день выдачи. Если в бумаге не будет указана дата, то этот документ нельзя будет использовать по назначению — он не имеет юридической силы, считается недействительным.
- Место создания. Указывается город, где находится компания.
- Название компании. Здесь располагается наименование в полном объеме. Тут указывается юридический адрес, на который зарегистрирована фирма.
- ФИО доверенного лица. Помимо этого нужно написать, какую должность занимает человек, указать данные его паспорта и домашний адрес.
- Полномочия. Идет перечисление действий, которые имеет право совершать сотрудник. Полномочиям нужно уделить максимум внимания, так как это убережет компанию от опасности, что работник может их превысить.
- Сроки действия. Фирма определяет их самостоятельно.
- Дополнительная информация. Здесь указываются ограничения по использованию денег компании и другие нюансы.
- Подпись. Проставляет начальник компании и рядом указывает расшифровку подписи.